Redusere bemanningen? Dette bør du tenke på

Med usikre tider i vente, både nasjonalt og internasjonalt, er det mange arbeidsgivere som nå vurderer reduksjon av kostnader og om det er nødvendig å redusere bemanningen.

Gjennomføring av nedbemanninger og omorganiseringer kan bli nødvendig når markedet endrer seg, etter en virksomhetsoverdragelse eller når bakgrunnen for en permitteringssituasjon viser seg å være permanent.

Nedbemanning vil ofte være en stor belastning for de som berøres, men det er også krevende for de som skal regissere og gjennomføre selve prosessen. Det er derfor av stor betydning at arbeidsgiver har kunnskap om hva som skal gjøres til hvilken tid, hva som bør dokumenteres og hvilke beslutninger arbeidsgiver kan ta innenfor gjeldende regelverk.

Nyere rettspraksis viser tendenser til økte krav til saksbehandling og dokumentasjon i nedbemanningsprosesser. Dette innebærer at prosessen kan bli mer omstendelig for virksomheter som er i gang med, eller vurderer å redusere bemanningen.

I Norge har arbeidstakere et sterkt stillingsvern, og det gjelder strenge krav til oppsigelser.

Dersom arbeidsgiver ikke i tilstrekkelig grad kan dokumentere at de har foretatt en bred vurdering og at saksbehandlingen har vært riktig, kan en oppsigelse fort anses som ugyldig.

Husk at det alltid bør gjøres konkrete vurderinger og lages en prosess som passer akkurat til din virksomhets behov.

Viktig: Endringer i reglene for konsern

Hvis bedriften er organisert i et konsern, må arbeidsgiver være oppmerksom på at det fra årsskiftet vil gjelde nye regler for drøfting og oppsigelse. Dette vil få praktiske konsekvenser ved en nedbemanning. I det tilfellet arbeidsgiver ønsker å nedbemanne etter dagens regler, bør prosessen iverksettes nå. Mer om endrede regler for konsern finner du lenger ned i artikkelen, under «Kan arbeidstaker fylle et udekket behov i stedet for å bli oppsagt?».

Krav om saklighet

Ved enhver oppsigelse gjelder det et generelt krav om saklighet, uavhengig av begrunnelsen for oppsigelsen. Vedoppsigelser grunnet arbeidsgivers forhold, herunder nedbemanning, må behovet for en reduksjon i bemanningen, hvor mange og hvem som skal sies opp være dokumentert og saklig begrunnet. I tillegg stilles det krav om en forsvarlig saksbehandling, noe som ofte inkluderer flere vanskelige og skjønnsmessige vurderinger.

For å hindre at domstolen setter en oppsigelse til side som ugyldig i en eventuell rettslig prosess, vil det være avgjørende å kunne dokumentere at korrekt saksbehandling er fulgt. Vi anbefaler derfor at arbeidsgiver dokumenterer alle beslutninger og vurderinger som foretas i forbindelse med nedbemanningsprosessen. 

Medvirknings- og drøftingsplikt

Arbeidsgiver har en lovpålagt plikt til å involvere representanter for arbeidstakere i nedbemanningsprosessen. Vår anbefaling er at arbeidsgiver involverer aktuelle arbeidstakerrepresentanter så tidlig som mulig i prosessen. Dette gjelder både tillitsvalgte og vernetjenesten. Drøftingene skal ha som mål å inngå en avtale om både omfang og fremgangsmåte, men der man ikke oppnår enighet, ligger beslutningsmyndigheten hos virksomheten.

Arbeidstakere må også holdes orientert, både om årsaken til nedbemanning og om hvordan utvelgelsen skal skje. God og transparent informasjon kan også forebygge uro i bedriften og medføre at beslutningen om nedbemanning blir lettere å akseptere. 

Husk! Dersom bedriften ser for seg en nedbemanning på flere enn ti personer innenfor 30 dager (masseoppsigelser), gjelder det strengere krav til informasjon og drøfting etter arbeidsmiljøloven. Blant annet vil arbeidsgiver ha plikt til å melde fra om nedbemanning til NAV. Vi anbefaler at arbeidsgiver følger disse reglene langt på vei også i de tilfellene hvor oppsigelsene omfatter færre enn 10 arbeidstakere.

---

Arbeidsgivere som er bundet av tariffavtale, må også sørge for å følge de krav tariffavtalen stiller.

---

Når kan nedbemanning besluttes?

Nedbemanning kan kun besluttes på grunn av forhold knyttet til virksomheten. Aktuelle grunner for nedbemanning kan være:

• Omsetningssvikt
• Ny teknologi
• Omstrukturering
• Sammenslåing av virksomheter
• Andre endrede behov

Før det besluttes nedbemanning, må virksomheten gjøre en grundig analyse for å kartlegge behovet for kostnadsreduksjon samtidig som man må sikre at virksomheten sitter igjen med nok og riktig kompetanse. Virksomheten må vurdere om det finnes alternativer til nedbemanning, eller andre tiltak som kan redusere omfanget eller negative konsekvenser for de berørte. Kravene til helse, miljø og sikkerhet må ivaretas både under og etter prosessen.

Det er normalt styret som har kompetanse til å beslutte nedbemanning.

Husk! En oppsigelse som er begrunnet i forhold hos arbeidstaker selv, for eksempel dårlige arbeidsprestasjoner, kan ikke begrunnes med en nedbemanning. I så tilfelle må arbeidsgiver gå veien om oppsigelse som er begrunnet i «arbeidstakers forhold», hvor det stilles andre krav til oppsigelsen.

Hvem skal sies opp?

Vurderingen av hvilke arbeidstakere som er overtallige, må baseres på en saklig utvelgelseskrets og saklige utvelgelseskriterier.

Utvelgelseskretsen vil si den gruppen av arbeidstakere som danner utgangspunkt for utvelgelsen, mens utvelgelseskriterier er hvilke kriterier som utvelgelsen skal baseres på. Av hensyn til medvirkningsplikten må bedriften drøfte dette med tillitsvalgte før det tas beslutning av hva som skal være utvelgelseskrets- og kriterier. 

Når det gjelder utvelgelseskrets, er det klare utgangspunktet at hele virksomheten – den juridiske enheten – utgjør kretsen. Unntaksvis kan kretsen snevres inn, eksempelvis til en stillingskategori eller filial. Arbeidsgiver må her foreta en konkret helhetsvurdering av om det er saklig å innskrenke utvelgelseskretsen. Rettspraksis viser at flere momenter kan ha betydning ved denne vurderingen:   

• Virksomhetens økonomiske situasjon  
• virksomhetens størrelse og dens geografiske spredning
• Hvorvidt virksomheten er i en kontinuerlig omstillingsprosess
• Hvorvidt det foreligger enighet mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte
• Innarbeidet praksis i virksomheten
• Avvikling av hele avdelinger/filialer  

Når det gjelder utvelgelseskriterier, er det viktig at disse utformes klart og tydelig, også når det gjelder hvordan disse skal vektes mot hverandre. Aktuelle utvelgelseskriterier kan være:  

• Ansiennitet 
• Kompetanse 
• Personlig egnethet
• Alder og sosiale forhold  

I tilfeller hvor virksomheten er bundet av en tariffavtale, er det viktig å være klar over at ansiennitetskriteriet ofte vil være utgangspunktet og at avvik må begrunnes og dokumenteres godt.

I forbindelse med utvelgelsen må arbeidsgiver ha tilstrekkelig informasjon om de ulike arbeidstakerne. Her kan det eksempelvis utarbeides et kompetansekartleggingsskjema. Arbeidsgiver må deretter, basert på utvelgelseskrets, kriterier og informasjon om arbeidstakerne, foreta en foreløpig vurdering av hvilke arbeidstakere som er overtallige.

---

Det er viktig å understreke at dette er en foreløpig vurdering. Den endelige beslutningen må treffes først når det er klart at arbeidstaker ikke kan fylle et udekket behov i virksomheten. Ingen beslutning kan uansett fattes før det er avholdt individuelt drøftelsesmøte med den enkelte ansatte. 

---

Kan arbeidstaker fylle et udekket behov i stedet for å bli oppsagt?

En oppsigelse av den enkelte arbeidstaker er ikke saklig eller lovlig i det tilfellet virksomheten har andre, udekkede behov som arbeidstakeren er egnet til å fylle. Arbeidsgiver har plikt til å vurdere om det finnes et «annet passende arbeid» og eventuelt tilby dette til den som vurderes oppsagt.  

Plikten til å tilby annet passende arbeid er i dag avgrenset til det selskapet arbeidstakeren er ansatt i. Dette er i ferd med å endre seg: Fra 1. januar 2024 trer det i kraft nye regler som utvider arbeidsgiveransvaret hvor virksomheten er organisert i konsern. I konserner vil arbeidsgiver ha plikt til å vurdere om det finnes annet passende arbeid i konsernet som sådan. Denne plikten inntrer først når det er vurdert at det ikke foreligger annet passende arbeid innenfor selskapet arbeidstakeren er ansatt i. De nye reglene har også betydning for fortrinnsretten. For en arbeidstaker som er oppsagt grunnet virksomhetens forhold, vil reglene om fortrinnsrett etter årsskiftet i utgangspunktet gjelde innenfor hele konsernet. Forarbeidene forutsetter likevel at det kan etableres kretser innad i konsernet forutsatt at det er saklig begrunnet.

Et alternativ til å tilby annet passende arbeid er å vurdere om arbeidstaker kan innplasseres til andre oppgaver i kraft av styringsretten. Arbeidsgiver kan også gi en såkalt endringsoppsigelse, det vil si en ordinær oppsigelse, samtidig som det gis et tilbud om en ny arbeidsavtale.  

Individuelt drøftelsesmøte

Når arbeidsgiver har foretatt en foreløpig vurdering av hvilken eller hvilke arbeidstakere som vurderes å være overtallige, må denne eller disse kalles inn til individuelle drøftelsesmøter. I dette møtet skal partene drøfte grunnlaget for utvelgelsen og den eventuelle oppsigelsen.

Husk å foreta en grundig interesseavveining før oppsigelsen

Etter drøftelsesmøtet må arbeidsgiver foreta en konkret avveining mellom «virksomhetens behov og de ulemper oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstaker». Dette er et viktig punkt i prosessen. Jo grundigere arbeidsgiver har foretatt denne interesseavveiningen, desto mer skal det til før en domstol vil tilsidesette en oppsigelse som ugyldig. Arbeidsgiver rådes derfor til å foreta en grundig interesseavveining som kan dokumenteres.

Haver er din støttespiller i nedbemanningsprosessen

Vi har omfattende erfaring med å bistå virksomheter som må omstrukturere og/eller nedbemanne.

Vi kan blant annet hjelpe med:

for arbeidsgivere:

• Vurdering av virksomhetens behov for nedbemanning
• Bistand ved omstrukturering
• Skissere en komplett prosess for nedbemanningen for å sikre at alle nødvendige vurderinger og handlinger gjennomføres til rett tid og på korrekt måte
• Utarbeide av nødvendige rutiner og maler
• Utarbeidelse av eventuelle frivillige ordninger
• Sørge for at prosessen dokumenteres
• Endringsledelse
• Bistand ved drøftelser
• Bistand ved rettslige prosesser  
• Forhandlinger og sluttavtaler

for arbeidstakere:

• Vurdering av oppsigelsens grunnlag
• Bistand i møter med arbeidsgiver
• Bistand ved rettslig prosess
• Forhandlinger og sluttavtaler