av advokat Eli Sandanger og advokatfullmektig Eli Kristine Bernhardt

Mens det opprinnelig var åpnet for en fleksibilitet for arbeidsgivere ved at anbefalinger og påbud om hjemmekontor kun gjaldt for deler av uken, gjelder påbudet nå som hovedregel for hele uken over hele landet. Påbudet kan likevel ikke tolkes som absolutt, og det kan utvises skjønn ved vurderingen av hvilke arbeidstakere som må pålegges hjemmekontor. Helsedirektoratet har på spørsmål fra NHO uttalt følgende om hvordan påbud om hjemmekontor skal forstås:  

«Covid-19 forskriften § 15 pålegger arbeidsgiver å ‘sørge for’ at ansatte jobber hjemmefra når  det er ‘praktisk mulig’ og ‘ikke til hinder for viktig og nødvendig virksomhet på arbeidsplassen,  blant annet virksomhet for å ivareta barn og sårbare grupper’. At det skal være ‘praktisk  mulig’ begrenser altså hovedregelen om hjemmekontor, og innebærer at ansatte som  eksempelvis har en krevende hjemmekontorsituasjon (støy, lite plass, krevende hjemmeforhold) likevel kan jobbe fra kontoret.»  

Helsedirektoratet har videre uttalt at psykososial arbeidssituasjon på hjemmekontor vil være relevant ved tolkningen av hva som er «praktisk mulig», samt at et sentralt hensyn er å hindre at mange tar kollektivtransport på samme tid. 

Selv om flere arbeidstakere har hjemmekontor kun fordi arbeidsgiver har gitt dem pålegg om dette, viser flere undersøkelser at arbeidstakere nå også ser fordeler ved en slik arbeidsform. En undersøkelse fra NHO viser eksempelvis at 5 av 10 arbeidstakere ønsker mer hjemmekontor. Ved inngangen til et nytt år er det derfor flere arbeidsgivere som nå ser på muligheten for å imøtekomme sine arbeidstakere og tilbyr mer fleksible hjemmekontorløsninger, eksempelvis med tre kontordager og to fleksidager. Enkelte virksomheter ser også muligheten for å benytte seg av færre og i størrelsesorden mindre kontorlokaler, noe som igjen kan gjøre fleksible hjemmekontorløsninger kostnadseffektivt for arbeidsgiver. 

Arbeidsmiljøloven er utgangspunktet for regulering av arbeidsforhold i privat sektor. Det er likevel enkelte forskrifter som supplerer eller gjør unntak fra noen av bestemmelsene i arbeidsmiljøloven.  

Hjemmekontorforskriften er et slikt eksempel som utfyller arbeidsmiljøloven og kommer til anvendelse når hjemmekontor ikke er «kortvarig eller tilfeldig». Arbeidsgiver må merke seg at kravet til et «fullt forsvarlig arbeidsmiljø» også gjelder på hjemmekontoret, så langt det er «praktisk mulig».  Arbeidsgiver har derfor ansvar for at arbeidssted, arbeidsmiljø og innemiljø ikke fører til uheldige fysiske eller psykiske belastninger for den enkelte arbeidstaker – også på hjemmekontoret.  

Flere arbeidsgivere er usikre på regelverket rundt og den praktiske håndteringen av en hjemmekontorordning.  Denne artikkelen gir deg oversikt over det viktigste arbeidsgiver må huske på ved innføring av en slik ordning, også hvor hjemmekontor benyttes som annet enn smitteverntiltak. 

Krav om avtale  

Utgangspunkt og hovedregel er at det skal inngås en egen skriftlig avtale om hjemmearbeid, jf. hjemmekontorforskriften § 2. Det skal imidlertid nevnes at det etter NHOs oppfatning ikke kan kreves inngåelse av egen avtale om hjemmekontor når hjemmekontor er pålagt av myndighetene. I slike tilfeller anbefaler vi i alle tilfeller å utarbeide noen skriftlige retningslinjer om hva som gjelder når de ansatte arbeider hjemmefra, eksempelvis knyttet til arbeidstid og tilgjengelighet.  

Hjemmekontorforskriften § 2 stiller videre minstekrav til innhold i en avtale om hjemmekontor. Dette gjelder blant annet arbeidstid, arbeidsomfang og forventet varighet i de tilfeller hjemmekontorordning er midlertidig.  

En god avtale skal ikke undervurderes og vil hindre at problemstillinger oppstår på et senere tidspunkt. Det kan derfor være lurt å regulere andre forhold som eksempelvis arbeidssted. Har arbeidstaker eksempelvis lov til å arbeide fra fritidsbolig eller kafé?   

Arbeidsgivers styringsrett 

Det er viktig å merke seg at styringsretten også gjelder når arbeidstaker arbeider hjemmefra, noe som betyr at arbeidsgiver har rett til å lede, kontrollere, organisere og fordele arbeidet, også for de som sitter på hjemmekontor. Arbeidsgiver har fremdeles rett til å bestemme hvilke arbeidsoppgaver som skal prioriteres, og hvordan arbeidet skal organiseres.  

Det kan oppstå situasjoner der arbeidsgiver ønsker at ansatte på hjemmekontor kommer tilbake på kontoret. Arbeidsgiver kan da i kraft av styringsretten bestemme at de(n) ansatte må være på det avtalte arbeidsstedet i arbeidstiden. Utgangspunktet er derfor at arbeidsgiver kan kreve ansatte tilbake til kontoret ved saklig grunn til dette. 

Må vurderes fortløpende  

Avtalen om hjemmekontor skal gjenspeile de reelle forholdene i den enkeltes arbeidshverdag. Arbeidsgiver må derfor passe på å justere avtalen hvis det skjer endringer underveis. For å unngå at arbeidsgiver begrenser styringsretten over arbeidsstedet, bør avtaler om hjemmekontor inngås for en begrenset tidsperiode. Avtalen bør videre inneholde en bestemmelse om at arbeidsgiver ensidig kan bestemme at avtalen skal opphøre.   

Kartlegging av arbeidsforholdene på hjemmekontoret  

Flere virksomheter bruker såkalte egenerklæringer, hvor den enkelte arbeidstaker signerer på at hjemmekontoret tilfredsstiller kravet til fullt forsvarlig arbeidsmiljø.  

Arbeidsgiver har gjennom arbeidsmiljøloven § 3-1 blant annet plikt til lå kartlegge arbeidsforholdene på arbeidsplassen. Arbeidstakere har en tilsvarende plikt til å medvirke til en slik kartlegging. Bestemmelsen gjelder også ved hjemmekontor, men kun så langt det er “praktisk mulig” for å vareta et forsvarlig arbeidsmiljø. Det kan være praktisk utfordrende å faktisk kontrollere den enkeltes hjem, men arbeidsgivers kartleggingsplikt kan enkelt oppfylles gjennom å bruke spørreskjema. Arbeidsgiver kan da innhente informasjon fra arbeidstaker om psykososiale, organisatoriske og fysiske forhold og slik få bedre oversikt over behovene for tiltak for å sikre et forsvarlig arbeidsmiljø. Eksempler på tiltak kan være utstyr for å forebygge belastningsskader (eks. hev/senk pult), samarbeidsrutiner, regulering av pauser og oppfølgning. 

Unntak for regler om arbeidstid  

Hjemmearbeid gir arbeidstaker mer fleksibilitet og mulighet til å utføre daglige oppgaver i arbeidstiden. Lovutvalget bestemte derfor at deler av arbeidsmiljølovens regler om arbeidstid ikke gjelder fullt ut, jf. hjemmekontorforskriften § 7. Dette gjelder aml. § 10-4 om alminnelig arbeidstid, § 10-5 om gjennomsnittsberegning, § 10-6 om vilkår for overtid og lengden av overtid, § 10-10 om søndagsarbeid og § 10-11 om nattarbeid.  

Trenger du hjelp til å utforme en avtale eller utforme egenerklæring? 

Vurderer din virksomhet å innføre løsning for de ansatte om hjemmekontor? Har du behov for utforming av en avtale om hjemmekontor eller for utarbeidelse av en egenerklæring for dine arbeidstakere? Vi bistår gjerne i hele prosessen. Kontakt oss via linken øverst!

Eli Sandanger
Eli Kristine Bernhardt