Kan arbeidsgiver se inn i arbeidstakers e-postkasse? Svaret er som hovedregel nei, selv om dette er utstyr arbeidsgiver har stilt til disposisjon for arbeidstaker. Dette gjelder også annet elektronisk utstyr som PC, telefon, chatlogg eller nettbrett.

Som arbeidsgiver har du imidlertid en begrenset rett til innsyn, eksempelvis hvor du mistenker at forretningshemmeligheter lekkes eller at en ansatt starter konkurrerende virksomhet.  

Innsyn i en arbeidstakers e-postkasse er et stort inngrep i den enkeltes personvern. Det gjelder derfor strenge regler for når dette er lov og hvordan man skal gå frem. Forholder man seg ikke til reglene, risikerer man store bøter fra Datatilsynet og krav om oppreisningserstatning fra arbeidstaker. Har arbeidsgiver først kommet i en situasjon hvor innsyn vurderes, anbefaler vi å følge disse rådene:

1. Sjekk om vilkårene er oppfylt

Innsynet må være i samsvar med arbeidsmiljøloven kapittel 9, personvernlovgivningen og e-postforskriften. Arbeidsgiver må ha en «berettiget interesse» og innsyn må være nødvendig. Mindre inngripende alternativer skal alltid vurderes, og arbeidsgivers interesser må veie tyngre enn hensynet til arbeidstakers personvern hvis innsyn lovlig skal kunne gjennomføres.


Husk! Arbeidsgiver har som klar hovedregel ikke lov til å sette på automatisk videresending av e-poster fra arbeidstakers e-postkasse. Dette kan i enkelte tilfeller være fristende, eksempelvis ved arbeidstakers sykefravær. Praksis fra Datatilsynet viser at en slik handling som oftest vil bli vurdert som ulovlig overvåking.


2) Varsle arbeidstaker

Arbeidsgiver skal som hovedregel varsle arbeidstaker i forkant av innsynet. Det skal fremgå av varselet hvorfor vilkårene for innsyn anses å være oppfylt. Videre skal varselet orientere om arbeidstakers rettigheter, herunder retten til å være til stede under innsynet, samt retten til å la seg bistå av en tillitsperson.   

3) Planlegg innsynet godt

Vi anbefaler at den enkelte virksomhet har egne rutiner for innsyn i arbeidstakeres e-postkasse. Arbeidsgiver bør planlegge innsynet godt, både av hensyn til en effektiv prosess og av hensyn til arbeidstaker. Relevante søkeord, avsendere/mottakere, samt tidsperioder bør defineres på forhånd. Husk at det sjelden er lov å gjennomgå hele e-postkassen.

4) Involver IT

Benytt IT-personell ved gjennomføring av prosessen. Eksempelvis kan de ta en speilkopi av arbeidstakers e-postkasse, for å eliminere risiko for sletting av e-poster.

5) Begrens innsynet til det nødvendige

Oppdager arbeidsgiver e-poster eller andre elektroniske dokumenter uten relevans for saken, må disse ikke åpnes.

6) Informasjon til arbeidstaker

Arbeidstaker som av ulike grunner ikke har deltatt under gjennomføringen av innsynet, har krav på informasjon om hvilke dokumenter arbeidsgiver har åpnet, samt resultatet av innsynet. 

7) Dokumenter prosessen

Vi anbefaler at arbeidsgiver dokumenterer hele prosessen, eksempelvis ved bruk av protokoller.

Til slutt:

Vi anbefaler å ha et bevisst forhold til bruk av arbeidsgivers e-postkasse til private formål. Husk at e-postkassen er arbeidsgivers eiendel, selv om den står i arbeidstakers navn.